10 razones por las que los boletines por correo electrónico son una mala idea

[Nota: Este artículo se escribió en 2011 y ahora está bastante desactualizado. Lo mantengo actualizado porque varios otros sitios enlazan con él.]

En la DrupalCon de este año, asistí a una reunión improvisada de unos 50 desarrolladores web que trabajan en sitios web de iglesias. Tuvimos una hora para hablar de lo que quisiéramos, pero dedicamos todo el tiempo a hablar de las mejores prácticas para los boletines informativos por correo electrónico. Cuanto más hablábamos, más concluíamos que los boletines informativos por correo electrónico son un método de comunicación ineficaz e ineficiente, y que depender de ellos puede cegar a una organización ante las mejores opciones disponibles.

Esta lista es un resumen de lo que discutimos. Es cierto que se trata de una perspectiva técnica, y puede haber razones históricas u organizativas por las que los boletines informativos por correo electrónico sean la única opción práctica por ahora, pero espero que esta lista les ayude a considerar otras opciones en el futuro.

#10: La gente no lee correos electrónicos largos.

Pruébalo tú mismo: si incluyes 5 preguntas en un correo electrónico, la mayoría de los destinatarios no responderán a las 5. Ahora pregúntate: ¿qué posibilidades tiene un boletín informativo de 5 páginas?

#9: El correo electrónico es personal; los boletines informativos son impersonales.

Existe un término para el correo impersonal que llega a tu buzón personal: correo basura. Al llegar por el canal equivocado, los boletines informativos corren el riesgo de ser archivados hasta que dejen de ser relevantes o eliminados por completo. El correo electrónico siempre estuvo concebido para la comunicación personal, por lo que enviar correos masivos sigue siendo tan difícil: es un uso ineficiente del sistema y no se puede hacer eficiente. La web se diseñó para difundir mensajes impersonales; el correo electrónico no.

#8: El correo electrónico es inmediato; los boletines informativos son periódicos.

Si guardas una noticia hasta que el resto del boletín esté listo, ya es noticia vieja. Si el destinatario no lo lee de inmediato, es aún más antiguo. Si una historia es lo suficientemente noticiosa como para enviarla por correo electrónico, debería estar disponible de inmediato, no esperar una semana o un mes.

#7: No todos pueden leer correos electrónicos con texto enriquecido.

Los estándares en los que se basa el correo electrónico se han mantenido prácticamente sin cambios durante 20 años. A lo largo de los años se han añadido estándares adicionales para permitir texto e imágenes formateados, pero nunca han tenido soporte universal, por lo que se realizan muchos ajustes entre bastidores para intentar que los correos electrónicos con texto enriquecido sean lo más compatibles posible. Sin embargo, como el software cambia constantemente, estos ajustes inevitablemente e impredeciblemente fallarán en ocasiones. Esto significa que, dependiendo del software de correo electrónico que use una persona, es posible que no pueda leer su elegante boletín informativo. El correo electrónico tampoco está sujeto a los estándares que hacen que las páginas web sean accesibles para personas con discapacidad, por lo que una persona con problemas de visión podría no poder leer su boletín informativo con ningún programa de correo electrónico.

#6: El correo electrónico da la ilusión de privacidad sin privacidad real.

Un mensaje de correo electrónico es tan privado como una postal: cualquiera que quiera leerlo en tránsito puede hacerlo, y nadie lo sabrá jamás. Sin embargo, como se siente personal, podemos sentirnos tentados a incluir información en correos electrónicos que no debería ser pública. Si la información es demasiado privada para publicarla en un sitio web público, tampoco debería estar en el correo electrónico.

#5: Las estadísticas de lectores son desinformación.

Los servicios de envío de boletines informativos te atraen con sus atractivas estadísticas sobre cuántos de tus suscriptores han leído un mensaje en particular. Pero los eventos que activan estas estadísticas (abrir un mensaje o cargar imágenes) no son confiables y no son lo mismo que leer el mensaje en sí. Dependiendo del software que usen tus lectores y de cómo lo tengan configurado, puede que parezca que han leído un mensaje cuando no lo han hecho, o viceversa. En el mejor de los casos, estás obteniendo cifras muy inexactas; en el peor, estás completamente engañado.

#4: Los diseños de varias columnas son difíciles de leer en el correo electrónico.

El software popular para boletines informativos recomienda formatear los boletines con varias columnas, como si fueran una página impresa, y puede que se vea genial en la pantalla grande de su computadora de escritorio. Sin embargo, debido al tamaño de la pantalla, el tamaño de la ventana y la configuración del software, es posible que sus lectores solo puedan ver una columna a la vez. Incluso si tienen suficiente espacio horizontal para ver ambas columnas a la vez, pueden tener un espacio vertical limitado (por ejemplo, en una computadora portátil pequeña), lo que significa que tendrán que desplazarse mucho hacia abajo para leer la primera columna y luego hacia arriba para leer la segunda. Existen soluciones para este problema en las páginas web, pero no funcionan de forma fiable en el correo electrónico y probablemente nunca lo harán.

#3: El tamaño promedio de la pantalla es cada vez menor.

Durante la primera década de la Web, podíamos contar con que las pantallas de las personas se harían progresivamente más grandes, pero ahora que los teléfonos inteligentes superan en número a las computadoras, ya no podemos darlo por sentado. ¿Cuántos de sus lectores revisan rutinariamente su correo electrónico en un teléfono? ¿Pueden leer su boletín de esa manera o tendrán que posponerlo para más tarde?

#1: Attachments are not a solution.

You may be tempted to continue formatting your newsletter for the printed page, and attach it to email as a .doc or .pdf file.  This is a step backward.  The only problem it solves is that it makes the newsletter easier to print.  A few people may want to print it, but most do not.

#2: Los jóvenes están dejando de usar el correo electrónico.

Se ha especulado mucho sobre las razones, pero numerosos estudios demuestran que cuanto más joven es una persona, menos usa el correo electrónico y más las redes sociales. Tuitear un enlace a tu boletín informativo no es una solución alternativa. El mensaje en sí debe ser más breve y fácil de llevar.

#1: Los archivos adjuntos no son la solución.

Puedes sentirte tentado a seguir formateando tu boletín para la página impresa y adjuntarlo al correo electrónico como un archivo .doc o .pdf. Esto es un retroceso. El único problema que resuelve es que facilita la impresión del boletín. Algunas personas podrían querer imprimirlo, pero la mayoría no.

Hay una mejor manera.

Aquí tienes algunos principios a seguir:

1. Escribe una vez, difunde en todas partes.
   1. Escribe primero para la web. Usa un sistema de gestión de contenido (CMS) para generar automáticamente una fuente RSS (una lista de todos tus artículos nuevos, con los más recientes primero).
   2. Una vez que tengas una fuente RSS de tus noticias, suscríbete desde tu página de Facebook. Una vez hecho esto, los nuevos artículos aparecerán automáticamente en tu página de Facebook.
   3. Haz que la fuente esté disponible en Feedburner para que la gente pueda suscribirse fácilmente por correo electrónico o mensaje de texto. De nuevo, configúrala una vez y seguirá funcionando automáticamente.
   4. Para esa docena de lectores que no usan computadoras, compila periódicamente la fuente en un boletín informativo, como lo has estado haciendo, pero ahora este paso es el último en lugar del primero.
2. Mantén los artículos concisos y sobre un solo tema.
   ¡Esta es una buena regla general en cualquier caso!
3. Si la información es privada, protégela con contraseña. 
   Crea una sección de tu sitio a la que solo puedan acceder los miembros. Incluye allí la información privada. Si un artículo público hace referencia a información privada, incluye un enlace. Hay mucho más que puedes hacer para proteger tu información, pero este es el primer paso.
4. Si necesitas estadísticas, realiza una encuesta.
   Hay tantas maneras de leer noticias hoy en día que cualquier estadística basada en suposiciones sobre cómo la gente las lee es, sin duda, falsa. Es un deber para ti y para tus lectores hacerles preguntas directamente, al menos en ocasiones, para que puedan responder por sí mismos.